Un evento al aire libre no es muy complicado de organizar, pero tampoco es tan sencillo como algunos puedan suponer. Al estar en exteriores se debe tener presente diferentes aspectos que dentro de un salón de fiestas o eventos no serían necesarios, como por ejemplo alquilar un suelo portátil firme. Es una decisión que merece el esfuerzo, porque puede llegar a ser una experiencia agradable e inolvidable.
Las claves para que sea un evento exitoso son la organización, la planificación y la previsión. No hay cabida para la improvisación, dado que suele ser más complicado solventar problemas al aire libre que en interiores. Si se tienen las medidas pertinentes, pese a que las condiciones climatológicas no sean del todo buenas, puede lograrse el cometido satisfactoriamente.
¿Qué tener en cuenta para un evento al aire libre?
Carpas y estructuras: el clima es muy cambiante y puede ser en verdad inclemente, por lo que es imprescindible que se tenga una carpa que sobrepase un poco la capacidad de asistentes que se esperan. Aparte de cubrirlos en caso de una lluvia inesperada, también ofrece resguardo del sol y del calor, lo que puede ser bastante molesto y hasta ocasionar insolación y agotamiento. Hay diferentes modelos de carpas para elegir; algunas solo ofrecen un techo y otras tienen cubiertas laterales, que muy útiles cuando hay mucha brisa y para crear un ambiente más íntimo.
Si el clima es frío, lo ideal sería tener un sistema de calefacción para propiciar una temperatura agradable. Asimismo, es importante no olvidar que la mayor parte de los espacios exteriores no disponen de una superficie sólida y firme, por ello es preciso ordenar suelos desmontables y que los instalen junto con la carpa en un lugar apropiado, donde no se formen charcos o podría ser terrible si lloviera y se llenara la carpa de barro, aparte de que sería una tortura para los zapatos de tacón alto.
Decoración y catering: aun teniendo una carpa, el viento fuerte podría hacer de las suyas. En este sentido, es perentorio asegurarse de que los manteles, los arreglos florales y otros artículos que puedan ser derribados estén bien sujetos, sin alterar la estética de la decoración. El proveedor de alimentos debe estar preparado, entre otras cosas, de servir apropiadamente los platillos según se necesiten fríos o calientes.
Detalles primordiales
- Debe asegurarse de que el riego automático del césped no esté activado.
- Chequear que sea fácil el acceso a los baños y permanezcan limpios.
- Tener un equipo de limpieza dispuesto para antes, durante y después del evento.
- Gestionar los permisos y seguros con antelación.
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